Comment éviter la refacturation liée à la livraison ?

Les frais imprévus liés à la livraison peuvent rapidement nuire à votre rentabilité et à votre relation client. En effet, une petite erreur dans le poids ou l’adresse de vos colis peut engendrer des coûts additionnels qui s’accumulent. Heureusement, vous pouvez adopter des pratiques simples pour limiter ces mauvaises surprises. Dans cet article, nous passons en revue les points cruciaux de votre processus d’expédition et nous vous donnons des pistes pour éviter la refacturation.

1. Soignez la préparation et le colisage

Avant tout, assurez-vous que chaque colis respecte les exigences du transporteur. Vous devez peser et mesurer votre envoi une fois qu’il est emballé de façon définitive. Par la suite, arrondissez légèrement les valeurs vers le haut pour tenir compte de possibles écarts. Cette précaution vous protège contre une sous-évaluation qui entraînerait un recalcul de tarif. En outre, portez une attention particulière à la solidité et au format de l’emballage :

• Choisissez des matériaux conformes aux normes du transporteur pour éviter un traitement manuel additionnel.
• Prévoyez le bon niveau de rembourrage si la marchandise est fragile.
• Assurez-vous que la forme du paquet facilite la manutention et le stockage en camion.

De cette manière, vous réduisez le risque de frais supplémentaires dus à un emballage inadapté ou à un colisage mal évalué. Finalement, vous protégez votre budget logistique et vous valorisez l’image de votre entreprise aux yeux du transporteur.

2. Vérifiez l’exactitude de l’adresse

Ensuite, portez une attention renforcée aux coordonnées de livraison. La moindre faute de frappe ou l’absence d’un numéro d’immeuble peut occasionner un retour ou un tri supplémentaire. En conséquence, vous risquez de payer des frais de re-livraison ou de manutention. Pour y remédier :

• Validez la saisie du code postal et de la ville dans votre système ERP ou e-commerce.
• Utilisez un logiciel de vérification d’adresse ou un service postal en ligne.
• Demandez à vos clients de confirmer leur adresse ou de transmettre un complément (digicode, étage, nom de résidence…).

En cas de doute, contactez rapidement votre client. Vous préviendrez ainsi une potentielle errance de colis qui génère non seulement des coûts, mais aussi de l’insatisfaction client.

3. Surveillez les dates et horaires de livraison

Par ailleurs, la gestion des plannings de livraison constitue un facteur-clé pour éviter la refacturation. En effet, un créneau horaire mal défini ou un changement de dernière minute peut générer des frais d’immobilisation ou de course express. Pour y parvenir, vous pouvez :

• Planifier les expéditions en tenant compte des délais annoncés par le transporteur.
• Confirmer la date et l’heure d’enlèvement ou de réception auprès de votre client pour éviter toute attente.
• Suivre en temps réel le parcours du colis et informer rapidement le client en cas de retard.

Grâce à ces précautions, vous minimisez les risques de reprogrammation payante ou de stockage prolongé en entrepôt.

4. Anticipez les spécificités du lieu de livraison

En outre, les particularités du site de livraison peuvent avoir un impact sur le coût final. Par exemple, un accès restreint (hauteur d’entrée, zone piétonne, trafic chargé) exige parfois un véhicule adapté ou un chauffeur muni d’un badge particulier. Ainsi, vous devez :

• Identifier les contraintes éventuelles (portique de sécurité, besoin d’un hayon, absence de quai).
• Informer votre transporteur de ces éléments avant la course.
• Prévoir une manutention spécifique si la marchandise est lourde ou volumineuse.

De surcroît, communiquez ces détails suffisamment à l’avance pour que le prestataire logistique s’organise. Vous évitez ainsi une manutention supplémentaire ou un changement de véhicule, tous deux sources de facturation additionnelle.

5. Respectez les horaires de départ et de réception

Enfin, veillez à ce que vos colis soient prêts à l’enlèvement au moment convenu. Dans le cas contraire, vous risquez de payer un temps d’attente ou un second passage du chauffeur. Pour pallier cet écueil :

• Rappelez à vos équipes internes l’heure précise d’arrivée du transporteur.
• Vérifiez la disponibilité du client destinataire, afin qu’il puisse réceptionner la commande.
• Assurez-vous que tous les documents (bordereaux, factures, étiquettes) soient prêts et lisibles.

Grâce à une bonne coordination, vous limitez les surcoûts liés à un retard de chargement ou à une impossibilité de remise du colis.

Conclusion

En définitive, la refacturation peut rapidement grever votre budget logistique et entamer la confiance de vos clients. Toutefois, vous pouvez éviter ces désagréments en fournissant des données correctes sur le colis, en validant l’adresse de livraison, en surveillant les plannings et en anticipant les contraintes du lieu de déchargement. En adoptant ces bonnes pratiques, vous réduisez vos coûts, vous préservez votre réputation et vous renforcez la relation avec votre transporteur.